Klachtenregeling

  1. BEGRIPSOMSCHRIJVING
    Klacht: een schriftelijke uitlating van ongenoegen, door de cliënt of diens vertegenwoordiger gedaan betreffende het optreden van een bij Witlox Snijders  Advocaten aangesloten advocaat.
    Klager: de betreffende cliënt of diens vertegenwoordiger.
    Klachtenfunctionaris: een door het kantoor aangewezen persoon die belast is met de registratie en afhandeling klacht.
    Klachtenreglement: het onderhavige reglement.
  2. DOELSTELLING
    De doelstelling van het Witlox Snijders Advocaten klachtenreglement is:

    1. het vaststellen van een procedure om op klachten van cliënten binnen een zo kort mogelijke termijn op een constructieve wijze te reageren;
    2. het vastleggen van een procedure om de oorzaken van klachten van cliënten te bepalen;
    3. behoud en verbetering van bestaande relaties door middel van verantwoorde klachtenbehandeling;
    4. de bij Witlox Snijders Advocaten aangesloten partners adviseren bij cliëntgericht reageren op klachten;
    5. verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening met behulp van klachtenbehandeling en klachtenanalyse.
  3. DE PROCEDURE
    1. Witlox Snijders Advocaten heeft een interne klachtenregeling.
    2. Een cliënt kan een klacht indienen over het optreden van de behandelend advocaat (“de advocaat”). De indiening van de klacht gebeurt schriftelijk of per e-mail bij de advocaat dan wel –naar keuze van de cliënt- bij de maatschap Witlox Snijders Advocaten. De maatschap wijst een klachtenfunctionaris aan. De advocaat, dan wel de klachtenfunctionaris bevestigt de ontvangst van de klacht binnen twee werkdagen en geeft daarbij de klager informatie over de interne klachtenprocedure. De klachtenfunctionaris stelt de betrokken advocaat, wanneer de klacht rechtstreeks wordt ingediend, in kennis van de klacht.
    3. De betrokken advocaat en de klachtenfunctionaris bepalen in onderling overleg wie contact zoekt met de betrokken klager en op welke wijze de klacht wordt afgehandeld. Het uitgangspunt is dat de klager tevreden wordt gesteld en een oplossing wordt gecreëerd.
    4. Indien de klachtenfunctionaris ingevolge het vorig lid contact zoekt met de betrokken klager, stelt deze klager na bestudering van het dossier in de gelegenheid de klacht mondeling of schriftelijk toe te lichten. De betreffende advocaat wordt verzocht te reageren op deze toelichting.
    5. Indien tussen de klachtenfunctionaris en de cliënt een bespreking plaatsvindt, kan de betreffende advocaat worden verzocht aanwezig te zijn, behoudens wanneer de cliënt daartegen bezwaar maakt.
    6. De klachtenfunctionaris beantwoordt de klacht uiterlijk 14 werkdagen na ontvangst van de klacht, dan wel, in voorkomend geval, 14 werkdagen na ontvangst van de schriftelijke toelichting dan wel, in voorkomend geval, uiterlijk 14 werkdagen nadat een bespreking over de klacht heeft plaatsgevonden.
    7. De afhandeling van de klacht geschiedt schriftelijk, zo mogelijk binnen een termijn van een maand.
    8. De betrokken advocaat dan wel klachtenfunctionaris zorgt voor een schriftelijke vastlegging van de met de klager gemaakte afspraken.
    9. Indien de klachtenbehandeling niet tot een oplossing leidt, is de klager bevoegd om de klacht voor te leggen aan de deken van de Orde van Advocaten te Amsterdam.
  4. REGISTRATIE VAN DE KLACHT
    1. Een kopie van de schriftelijke afhandeling van de klacht wordt 1 jaar bewaard.
    2. Jaarlijks rapporteert de klachtenfunctionaris aan de bij Witlox Snijders Advocaten aangesloten advocaten. De klachtenfunctionaris doet, wanneer daartoe aanleiding bestaat, aanbevelingen aan de bij Witlox Snijders Advocaten aangesloten advocaten.
  5. OVERIG
    1. Als klachtenfunctionaris benoemt Witlox Snijders Advocaten in geval van een klacht een lid van de maatschap die niet betrokken is bij de zaak.
    2. Voor klachten over niet-advocaten en overige opmerkingen kan men gebruik maken van het cliënt-tevredenheidsformulier.

One thought on “Klachtenregeling

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.

 
advocaat amsterdam